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Neue Verfahrensgrundsätze für maschinelle Erstattungsanträge nach dem AAG

Das Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichgesetz

Arbeitnehmer, aber auch Teilzeitkräfte, deren  Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht, haben Anspruch auf maximal sechs Wochen Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit in Folge einer unverschuldeten Krankheit. Verschulden an der Arbeitsunfähigkeit liegt beispielsweise bei einem Verkehrsunfall in stark alkoholisiertem Zustand vor.
Nach der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber wird von der Krankenkasse Krankengeld bezahlt.
Das fortzuzahlende Arbeitsentgelt wird nach dem Lohnausfallprinzip berechnet: Der Arbeitnehmer erhält grundsätzlich diejenige Vergütung, die er bezogen hätte, wenn er nicht arbeitsunfähig erkrankt wäre. Überstunden werden im Allgemeinen nicht berücksichtigt. Den Arbeitnehmer treffen Anzeige- und Nachweispflicht (Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbestätigung), widrigenfalls kann der Arbeitgeber die Vergütungsfortzahlung verweigern, bis der Nachweis erbracht ist.

Aufwendungsausgleichgesetz (AAG)

Arbeitgeber können, wenn sie Entgeltfortzahlungen wegen Arbeitsunfähigkeit, Entgeltfortzahlung während des Beschäftigungsverbotes oder einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld geleistet haben, ihre Erstattungsansprüche aus der Ausgleichskasse geltend machen. Der Erstattungsanspruch kann innerhalb von vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist, beansprucht werden. Danach gilt er als verjährt.
Neue Regeln gestalten den Umgang mit den maschinellen Erstattungsanträgen für Benutzer noch einfacher. Wirksam wird die Änderung für Übertragung und Aufbau von Datensätzen ab dem 01.01.2013. Hervorgehoben sind im Folgenden die Grundsätze für die Erstattung von Leistungen bei Krankheit und nach dem Mutterschutzgesetz.

Keine Antragsvordrucke mehr

Bereits seit 1.1.2011 ist die Verwendung der  maschinellen Übermittlungsmöglichkeit an der Stelle der bisherigen schriftlichen Antragsvordrucke verpflichtend. Die Antragsvordrucke wurden durch systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder maschinelle Ausfüllhilfen ersetzt.

U1 und U2 Verfahren

Verfahren beim Arbeitgeber
Ein eigener Antrag auf Teilnahme am maschinellen Erstattungsverfahren ist weder erforderlich noch vorgesehen. Die Angaben zur versicherten Person und der Höhe der beantragten Erstattungen ergeben sich bereits aus den maschinell  geführten Entgeltunterlagen. Die Datensätze werden über den GKV Kommunikationsserver an die zuständige  Krankenkasse weitergeleitet. Dabei sind noch Korrekturen mit dem Stornokennzeichen „1“ möglich, so dass ein neuer Datensatz mit den richtigen Werten eingegeben werden kann. Bei nachträglichen Änderungen beispielsweise des Arbeitsentgeltes oder der persönlichen Daten des Versicherten hat keine Stornierung zu erfolgen, sondern es bleibt der ursprüngliche Erstattungsantrag nach wie vor aufrecht.  

Verfahren bei den Datenannahmestellen

Die Datenannahmestellen der Krankenkassen beschränken sich darauf, mit Hilfe der übermittelten Daten zuerst den Einsatz eines systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramms zu veranlassen. Bei Feststellung von Fehlern, aufgrund derer die Übernahme der Daten nicht ordnungsgemäß erfolgen kann,  wird in der Folge die Datei von den Datenannahmestellen zurückgewiesen. Wenn sich bei der Prüfung keine Fehler ergeben, werden die Anträge an den zuständigen Krankenversicherungsträger übermittelt.

Verfahren bei den Krankenkassen
Von den Krankenkassen werden im Allgemeinen die Daten aus dem maschinellen Erstattungsantrag des Arbeitgebers mit dem ihnen bereits verfügbaren Daten  abgeglichen. Es wird etwa kontrolliert, ob überhaupt eine Arbeitsunfähigkeit für den geltend gemachten Erstattungszeitraum gespeichert ist. Werden Abweichungen festgestellt, so werden diese regelmäßig gemeinsam aufgeklärt. Wichtig ist dabei, dass eine Erstattung nicht erfolgen kann, wenn das erstattungsfähige Entgelt bzw. der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld noch nicht berechnet und dem Arbeitnehmer gezahlt wurde. Falls es sich als erforderlich erweist, muss für die Dauer des Erstattungszeitraums eine ärztliche Bestätigung vorgelegt werden. Des Weiteren müssen bei Erstattungsanträgen aufgrund von Beschäftigungsverboten nach dem Mutterschutzgesetz bei den zuständigen Krankenkassen die adäquaten Nachweise eingereicht werden.

Die Arbeitgeber können in einem besonderen Datenbaustein festlegen, in welcher Form sie die Erstattung durchgeführt haben wollen. Zur Wahl stehen hierbei  eine Überweisung oder die Verrechnung bzw. Gutschrift  auf dem Beitragskonto des Arbeitgebers.

Weitere Verbesserungen für den Arbeitgeber

Von den  Arbeitgebern und den Softwareherstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen ist vorgeschlagen worden, bei einer künftigen Adaptierung der AAG-Grundsätze ein maschinelles Rückmeldeverfahren einzubauen. Dessen  Ziel soll die Sicherstellung der zeitnahen Information der Arbeitgeber sein. Mit Hilfe dieses Services soll der Arbeitgeber insbesondere darüber in Kenntnis gesetzt  werden, ob seinem Antrag entsprochen werden konnte und, wenn ja,–falls eine Überweisung der Erstattung vorgenommen wurde – unter welchem Ordnungsmerkmal die Erstattung erfolgte. Zusätzlich sollte der zuständige Ansprechpartner bei der Krankenkasse in der Rückmeldung der Krankenkasse angeführt sein, damit im direkten Weg Nachfragen ermöglicht sind. Einen besonders dringlichen Verbesserungswunsch stellt des Weiteren das Anliegen dar, dass für die Übermittlung der notwendigen Bescheinigungen, vor allem für das im Verfahren zur Erstattung nach dem Mutterschutzgesetz  benötigte ärztliche Zeugnis nach § 5 Mutterschutzgesetz, die Möglichkeit der maschinellen Erfassung und Übermittlung geschaffen wird.
Bereits seit dem Jahr 2012 wird das Verfahren der maschinellen Rückmeldung von Daten teilweise praktiziert So werden im Zusammenhang mit der Durchführung des Sozialausgleichs bzw. der Prüfung von Mehrfachbeschäftigten in der Gleitzone oder oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen bereits Rückmeldungen übermittelt und es müsste kein völliges Neuland betreten werden. So bald als möglich sollte das Rückmeldeverfahren im umfassenden Sinn bereits bei der nächsten Überarbeitung der Regeln zum maschinellen Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG eingeführt werden.

Autor: Norbert Fuchs

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